قواعد إدارة الإجتماعات سلسلة الدليل الإداري الدار العربية للعلوم ط 1 -1996 م يقع الكتاب في 65 صفحة من الحجم المتوسط تلخيص وعرض ( مع إضافات بسيطة من bunbun )
رغم أن الكتاب موجه للمدراء ( من عنوانه يتأكد ذلك ) الا انه في تقديري يصلح لمخاطبة كل من يشارك في الاجتماعات بالحضور اوالادارة او المقررين فهو يخاطب هذه الفئات من جوانب متعددة وذلك قمت بمعالجات بسيطة لإثبات صحة زعمنا . فيما قسم نفسه لستة فصول حفل الكتاب بعناوين جانبية عديدة وفي نها ية كل بند قام بتوجيه بعض الاسئلة للمدراء تلاها بعض الاسس الملخصة للفقرة او التي تجيب على ذات الاسئلة . كما في خاتمته قدم بعض مصطلحات الإجتماعات باللغتين الانجليزية والعربية مع شرح مبسط لوظائفها مثل : Agendum تعني أشياء يجب فعلها ، disrupation وتعني لديه إعاقة الاجتماع بالاضطراب ، chair person الشخص الذي يدير الاجتماع سواء كان يحمل لقبا ام لا ، quorum النصاب : العدد الادنى للأعضاء المطلوبين في إجتماعات رسمية . venue أي مكان للإجتماع الذي سيعقد فيه . views وجهات النظر : آراء الاخرين والتي قلة منها تتطابق ..... يمتاز الكتاب بأهمية خاصة لنا كسودانيين لأننا لا نفلح كثيرًا في إدارة علمية للوقت بينما نخرج بإنتاجية أقل من معظم إجتماعاتنا ... ورغم أن ذهنية الكتاب تتحدث عن إجتماعات أقرب لإجتماعات الشركات التجارية الا انه بتجريدنا لمباديء الاجتماعات يمكن ان تنطبق مفاهيم الكتاب على جميع أنواع الإجتماعات .. فهناك أسس مشتركة للإجتماعات وما يجب اتباعه قبلها وبعدها وأثنائها مهما كانت طبيعة الإجتماع ! والى ملخص للكتاب ...
هكذا بدء الفصل الاول ( زو الاهمية الاقل نسبيًا عن بقية الفصول ) : لماذا لا تنجح الإجتماعات ؟ لتكون الإجتماعات فعالة يجب ان تخضع لتوجيه وسيطرة قوية ويكون ذلك ب: - التزام بجدول أعمال الإجتماع . العمل على الخروج بنتائج . وضبط وقت الاجتماع لكل جند -شجيع المشاركين في الاجتماع على طرح رؤاهم حتى تتاح فرص تعبير للجميع دون ان يخرجوا بشعور انعزالي سلبي . - إنهاء الاجتماع بخلاصة ملائمة ( توزيع المهامات على الحاضرين نتيجة للمناقشة ) . - تدوين وقائع الجلسة بإختصار عير مخل بالذات القرارات والتكاليف التي تم اتخازها داخل الإجتماع حتى لا يحدث سوء تفاهم او اعزار في الاجتماع التالي بينما في نهاية الاجتماع الحالي على مدون المحضر تلاوة ابرز القرارات وتكاليف كل عضو إن وجدت . وعلى مدوني المحاضر ايضا مراقبة الزمن المخصص لكل بند .. اقر الكتاب بندرة التدوين الصوتي والصوري ( فيديو ) للإجتماعا ت لذا على مدون المحضر الكتابي تدوين الوقائع المهمة واستثناء ما هو غير مهم مع وضع اسم كل متحدث او احرفه الأولى أمام ما يتفوه به العضو . تقتضي العديد من الإجتماعات تدوين مطبوع بعد نهاية الاجتماع لتكون سجلا ووثيقة ومن الحكمة فعل ذلك عقب الاجتماع في اقرب فرصة حيث تكون وقائعه في الاذهان . ويتضمن السجل المطبوع ما يلي : - عنوان يشير لموضوع الاجتماع وتاريخه – اسماء المشاركين - ملخص عما تم القرار عليه عن كل بند في جدول الاجتماعات ومن هم الذين قدموا اهم المساهمات فيها - تكون صيغة الماضي هي الانسب في المحضر المطبوع " قال أحمد كذا وكذا ، اتفق على كذا وكذا ، . - لابد ان يراعى في المحضر المطبوع وصف الحقائق والوقائع دون إعطاء آراء شخصية عما حصل في الإجتماع . - الإشارة لأي إجراء تنفيذي بالاحرف العريضة في المحضر المطبوع او وضع عمود منفصل لهذه الاجراءات بجانب الأحرف الاولى من إسم الشخص المسئول او مركزه في العمل ! - وقبل صدور الوثيقة النهائية للإجتماع على المدير التأكد من صحته . في أغلب الأحيان يكون نقص توجيه الاجتماع ونقص فرص التعبير سببًا لخروج البعض بشعور عن مضيعة الاجتماعات للوقت والجهد. الهدف الوحيد من التقرير المطبوع التأكد من المشاركين لا يملكون عزر في عدم معرفة ما حصل في الاجتماع وتم التوافق عليه لذا لا يهم شكل التقرير بل جوهره وحسب . على الجميع تذكر ان الاجتماع الذي يحصل دون تنظيم واضح ومحدد يوجِد مشاكل اكثر مما يحل مثل : - عدم مواكبة الحاضرين بالمعلومات التحضريرية للإجتماع ايضا من اسباب فشل الاجتماعات . - لا يتم وضع جدول زمني للإجتماع ( الجند الاول 20 دقيقة والثاني 9 دقائق وهكذا ) فترهل ( طول زمن ) الاجتماع يسبب الملل والتعب وعدم التركيز ويجب ان يراعى في هذا التقسيم الزمن الإجمالي للإجتماع وعدم تمديد الوقت المعلن للإجتماع مهما كان الامر ( أما إذا كان هناك إحتمال تمديد عن الوقت المعلن يجب دراسة الامر قبل البدء في الاجتماع ) مثلما على إدارة الإجتماع البدء في الزمن المحدد وعدم التأخير بهدف انتظار المشاركين المتأخرين . التكرار بإثارة ذات الموضوع دون الاخرى . وجود شك في الدعوة للإجتماع وهدفه ودور المشاركين فيه . فإذا لم يعرف المجتمعون بالضبط مايجب ان يثار في الاجتماع المعني لن يكونوا قادرين على المشاركة بفعاليه فيه . إن عدم تقدير الإجتماع بجدية مثل ارسال شخص بديل بديلا عنك او عدم التحضير للإجتماع كما يجب او التكلم على الهاتف النقال اثناء وقائع الاجتما ع او عدم احضار المذكرات والمعلومات المطلوبة فيه او حضور اشخاص خاطئين وغياب الاشخاص الصحيحون في حضوره وغيرها كلها من مظاهر عدم التقدير الجيد للإجتماع وعدم الخروج بقرارات فعالة وبالتالي فشل الاجتماعات . تحت عنوان الظروف الصعبة للإجتماع تحدث الكتاب عن الاشخاص الذين يصلون متأخرين عن الزمن او الذين يبقون لمدة محدودة ويتعين عليهم الخروج من الاجتماع وتحدث ايضا عن الذين يثرثرون اثناء الاجتماع كما تحدث عن صعوبة الاسهام بذكاء في اجتماع مكانه غير مريح او تهويته ناقصة او ضوئه شحيح كل هذه عوامل إضطراب الاجتماع . ويمكن معالجتها بسهولة بتقديم الماء والشاي والاجتماع في مكان متسع يتيح للحضور ان يشاهدوا بعضهم البعض وبالذات ليتمكن مدير الإجتمع بالاتصال البصري بجميع الحاضرين . ملحوظة حتى توزيع جلوس المشاركين يتيح فرصة للنجاح فمثلا عدم جلوس شخصين معروفين بالمشاكسة او الثرثرة بجوار بعضهم يسرب هدوء الأشخاص الاخرين لمثل هؤلاء المشاكسين . وعلى مدير الاجتماع وضع خطة مسبقة لجلوس المشاركين . تسائل الكتاب عن الحاجة للإجتماع : هناك بدائل مناسبة يمكن ان تعطي ذات النتائج التي يخرج بها الاجتما ع لاستغراق عقد الاجتماع وقتا وجهدًا كما انه في بعض الاحيان الاجتماع وسيلة ممتازة لتأخير صنع القرارات او تجنب المسئولية الشخصية وإذا كان تنظيم الاجتماع سيء وادارته كذلك تحصل مشاعر الاحباط وعدم الرضى مما يفسد القرارات المتخذة ولكننا نتحدث عن اجتماع عقد بالفعل او في طريقه للانعقاد فعليه يجب التفكير المسبق بتروي والتساؤل عن الهدف من الاجتماع وعما اذا كانت هناك حوجه اليه اصلا . على كل فرد بدءًا بمدير الاجتماع مرورًا بالمقرر وكاتب المحضر وكل الحضور ادراك حقيقة بديهية ان دور ه مهما كان بسيطًا يسهم في نجاح او فشل الاجتماع . منافع الاجتماع : الاجتماع وسيلة لتحقيق غاية وليس غاية في ذاته الا ما ندر وتكون حصيلة النقاش بداية لنشاطات اخرى ومن خلال اعتباره وسيلة ممتازة لصنع القرارات سيكون من السهل توجيه الجهد بطريقة بناءة لتحقيق الهدف الذي دعي من اجله للإجتماع . الفصل الثاني وهو الأهم في نظري يتحدث عن فهم ما يحصل في الاجتماعات : يجب ان تتعلم مجموعة المشاركين في الاجتماع كيفية العمل معًا بفعالية وهذه عملية تستغرق اربع مراحل 1- تشكيل الإجتماع والبدء فيه وفي هذه المرحلة يدرس المشاركون بعضهم بعضا بطريقة مهذبة حيث لا داع للتجهم ويسعى هؤلاء لمعرفة مواقف الاخرين وخلفياتهم . 2- المرحلة العاصفة مرحلة النقاش والرد وهي تبدء فو ر شعور المشاركين بالراحة فينهمكون بمناقشات كلامية قد تؤدي لسء تنظيم الاجتماع وهنا يتحدى بعضهم البعض ويختبرون انطباعاتهم ويعيدون تقييمها . 3- مرحلة التطبيع والعمل بإنتاجية فمع تقدم سير الاجتماع تتطور الافكار ويتم الوصول الى تسويات قد تشمل صنع تحالفات لتحريك الامور الى الامام ويتم ترسيخ اطار واضح يمّكن الجميع من معرفة ما هو مطلوب منهم . 4- مرحلة الاداء والنتائح وهي المرحلة النهائية التي فيها يولّد المجتمعون إجماعا بالحصول على نتائج للوصول الى حصيلة الاجتماع وهنا يتفوق الاداء على أي شيء اخر في الاجتماع . الاجتماع قد يسير بطاقة ناقصة لإخفاق المجتمعين من دارسة وانهاء بعض المسائل في المراحل الاولية من الاجتماع لعدة اسباب من بينها استعمال الحاضرين الاجتماع وسيلة لأهداف شخصية وغير معلنة او جدول اعمال سري او قد يحدث ان المجتمعين غير واعيين بما يكفي لضرورة التعاون وتقدير وجهات النظر . تعتمد المدة الذمنية لكل مرحلة على المشاركين ومدى معرفة بعضهم البعض لكن تفهم الالتزام بسلسلة المراحل اعلاه يسهل ادارة سرعة الاجتماع ومنع الانهماك في مرحلة واحدة طويلا بسبب وجود غريزة اجتماعية للانسان وخضوع الافراد للضغوط السائدة تكون القرارات المتخزة من قبل المجموعة مختلفة عن تلك المتخذة فرديًا . ضغط المجموعة في النقاش : يخاف الافراد اذا كانوا ضمن مجموعة الانعزال والشعور بالحماقة ويصبحون اكثر وعيًا لذاتهم حول ما يفكرون به ويمكن لهذا الضغط ان تكون له مؤثرات متعددة من بينها : يتم الضغط على الاشخاص الذين يعبرون عن شكوك وتحفظات او يتسائلون عن مدى صحة اراء الاكثرية وشكوكهم فيها وذلك لقبول اجماع المجموعة . يشعر اولئك الذين يتخذون موقفًا من الاجتماع انهم سيفقدون مصداقيتهم اذا تخلوا عن هذا الموقف بغض النظر عن الاثباتات التي تقدم لتبرهن عن خطأ ذلك الموقف . يحتفظ الاشخاص الذين لديهم نظرة مختلفة او تشكيكيلة بالصمت اثناء الاجتماع لتجنب النظر اليهم كمنحرفين عن المجموعة الغياب الظاهر لاي اعتراضات في الاجتماع ( الإجماع السكوتي ) قد يوجد وهما بالإجماع ومع ذلك لا يمثل هذا الغياب الاراء الشخصية للمشاركين . ضغط المجموعة في صنع القرار : هناك ما يعرف بالمخاطرة التي تعني ان اراء الافراد ضمن المجموعة تصبح اما اكثر تطرفًا او اكثر حزرًا مع تقدم سير الإجتماع وهي ناتجة عن تقدير المجتمعين لمواقعهم اكثر مما يجب ولأنهم يميلون من التحرر من المسئولية الشخصية حيث لا يعتبر أي شخص وحدة مسئولا عن القرار . وفيما لو اعلن مدير الاجتماع منذ البداية اننا يجب ان نتخذ القرار (س ) مثلا يزيد من فرص الموافقة عليه بينما اذا اثبت المجتمعون انهم اقل عرضة للضغوط وكان اداؤهم في الاجتماع مثمرًا يبقى من الضروري بقاء مدير الاجتماع على الحياد وتشجيع الجميع على المساهمة في النقاش وتجنب التعبير عن الافضليات الذاتية قوى المجموعة في الاجتماع : لجعل الاجتماع مثمرًا حقًا يجب مراعاة ما لا يظهرة المجتمعون ويجب عليهم معرفة مراحل الاجتماع المشار لها اعلاهع ذلك لتشكيل مجموعة متناسقة . ويجب الانتباه لان الضغط الذائد من المجموعة يؤدي لقرارات مخاطرة اكثر مما هو متوقع الفصل الثالث تنظيم الاجتماع فرق الفصل بين نوعين من الاجتماعات الرسمية وفيها مراعاة لجوانب قانونية ( كالنصاب ) وغير الرسمية . مواضيع المناقشة : جدول الاعمال عبارة عن وثيقة عمل أو دليل يهدف لمنع استغراق اقل المواضيع اهمية لمعظم الوقت ونقاط جدول الاعمال المثالي كما يلي : الهدف من الاجتماع ، تاريخه ، مدته ، مكانه . اسماء المشاركين فيه والحاضرين والغياب . مواضيع النقاش الروتينية . مواضيع النقاش الصعبة او القابلة للجدل . اعمال اخرى . تاريخ الإجتماع التالي . يفضل ان يبدأ الإجتماع بالمواضيع المباشرة والسهلة التي لا تثير كثيرًا من الجدل التي تتيح للجميع المشاركة والموافقة التي تعني ميلهم للموافقة في الموضوعات الصعبة لاحقًا . التحضير الجيد للإجتماع يعني ارسال نسخة من جدول الاعمال للمشاركين فيه قبل وقت كافي لاضافة بنود للأجندة لو اقتضى الامر . كما تعني الدعوة قبل وقت كافي لتنظيم اوقات المدعويين . كلما ذاد عدد المشاركين في الاجتماع زادت الحاجة لمزيد من السيطرة والإدارة ويجب اعتبار عما اذا كان وجودهم لكامل الاجتماع هامًا ام دعوتهم لحضور فقرات معينة ثم المغادرة ( وفي رأيي ان هذا الحل يثير بلبلة وهرج ومرج اثناء الخروج والدخول فالأجدر بقائهم لكامل وقت الإجتماع مع ضبطهم من ادارة الاجتماع المعني bunbun ) ضبط الإجتماع : إن افتتاح الاجتماع بإيجابية( كالترجيب بالحاضرين والتعريف بهم اذا كان هنالك غرباء قبل مناقشة اول بند من الاجتماع ) والتشديد على الضوابط الزمنية تساعد المجتمعين على التركيز . كذلك معالجة أي سلوك مضطرب وتوجيه النقاش الى الامام يسهم في بلورة الاتفاق وتلخيص الاجراءات التنفيذية المطلوبة تسهم في اختتام الاجتما ع بنجاح . إذا كان هناك ثمة من يتوجب عليه الحضور أثناء الاجتماع يجب ان يعلن ذلك في البداية. إذا كان الاجتماع منعقد لهيئة مستقرة يستعرض في بداية الإجتماع قرارات الاجتماع السابق وتكاليفه وما انجز ومالم . تعرضنا للإلتزام بالمدة الزمنية للإجتماع سابقًا وهنا نضيف إمكانية وضع ساعة انزار تطلق انزارها قبل عشرة دقائق مثلا من زمن النهاية . وان يشير مدير الاجتماع لكلفة وقت وجهد الإجتماع كأن يقول ان كل دقيقة تضيع تكلف كذا وكذا لهذا اقترح عليكم استغلال الوقت اقصى استغلال . ان تمضية استراحات زمنية قصيرة إذا كان الإجتماع طويلا للسماح لتنفيس لجهد يكون مفيد . على إدارة الإجتماع وضع مواعيد تنفييذية نهائية للمشاركين في الإجتماع لكي يقدموا اقتراحاتهم وأفكارهم . مع تقدم سير الإجتماع تكون الوظيفة الاساسية لمديره ضبط النقاش ومنعه من الانحراف والعودة للأهداف الاصلية منه كقوله " أذكركم بما نحن هنا من أجله ... " لا اظن انه يجب علينا الإنهماك في هذه المسألة " كما ان على مدير الاجتماع تنبيه الشاردين والسارحين بطلب ابداء رأيهم في الموضو ع كقوله " أبومدين ما رأيك في هذا الاقتراح ؟ ان استغلال خبرة الحاضرين من علامات نجاح إدارة الإجتماع كقول مدير الاجتماع " يا عادل لقد كنت في وضع مماثل سابقًا فما هي خبرتك في هذا المجال ؟ من دبلوماسية ادارة الاجتماعات وضع اقتراحات تنفيذية محتملة تشجع المجتمعين على التفكير الخلاق كقول احدهم ( مدير الاجتماع ) " هل تظنون انه من المستحسن كذا وكذا " " هل يمكننا مناقشة الإحتمال التالي ؟" إن دعم افكار الاخرين تندرج تحت باب توجيه النقاش كقول مدير الإجتماع " هذه فكرة حسنة " تبدو فكرة خالد ممتازة ماذا تظنون بها " التعامل مع السلوك الإضطرابي : إن تبادل الكلام الخارج عن المألوف المؤدي الى صدامات يحدث في واقع الكثير من الاجتماعات وعليه يجب الاعلان بوضوح عن عدم قبول التهجمات الشخصية كقول احدهم ( المدير ) " لقد اصبت بالخيبة من جراء لهجتك العنيفة في الاجتماع " مواجهة الخلافات بطلب اقتراحات بناءة يدل على الذكاء " يا أبكر " ماذا تظن يمكن فعله لمواجهة هذه المشكلة ؟" تحريك الامور الى الامام من عوامل كبح جماح الخلافات الشخصية كقول احدهم ( مدير الاجتماع ) " انا اقدّر مشاعرك القوية تجاه هذه النقطة لكن علينا المتابعة والتقدم " من مظاهر إنحراف الإجتماع عن أهدفاه : هواية البعض بإبراز المشاكل والعوائق والنقا ط السلبية . على الحضور في هذه الحالة طلب اسباب محددة للنقاط التي يبرزها مثيرو المشاكل . اعتراضات البعض الدائمة والتدخل في كل نقطة تثار ، هؤلاء بحزم ولطف من مدير الاجتماع يتوجب منعهم من من التحدث الا مرة واحدة وتذكيرهم بأنهم قد سبق وعبروا عن وجهتة نظرهم ويمنعهم من التكرار . بلورة الاتفاق : - تحديد نقاط الاتفاق والاختلاف كقول احدهم " هكذا اتفقنا على كذا وكذا ولكن يبقى علينا الاتفاق على كذا وكذا " - توجية الاسئلة من قبل المدير للمشاركين ةهنا يساهم التأكد من فهمك كمدير لنتائج الإجتماع من خلال توجيه الاسئلة ليس فقط من تحديد الأمور بل ايضا في توضيح فهم الآخرين لبعض المسائل خاصة في حال عدم توضيحهم لذلك " هل تعني كذا وكذا " أو " دعني أتأكد من أنني فهمت كذا وكذا " فإذا لم يتأكد المدير من موافقة الجميع على ما تم الاتفاق عليه وقت حصول الموافقة قد يعاد طرح المسائل مجددًا مما يعيق المراحل اللاحقة من الإجتماع او الإجتماع التالي . - الاعلان عن نتائج متوسطة غير نهائية أي إختصار النتائج التي يتم التوصل اليها قبل نهاية الإجتماع يجعل المشاركين في الإجتماع يشعرون بنتائج مثمرة كقوله " دعونا نراجع ما توصلنا اليه " أو " أظن ان الجميع قد اتفقوا على كذا وكذا في البند الثاني " - التأكد من وجود قبول عام من المشاركين لما تم التوصل اليه من القرارات " دعونا نتأكد من أن الجميع موافقون على كذا وكذا " او كقول مدير الإجتماع مثلا " هل لدى أي أحد ما يضيفه في هذه النقطة قبل متابعة الإجتماع ؟ " - كل هذه الجوانب أعلاه تتيح الوصول لقرارات متينه وتسمح لمدير الإجتماع بمتابعة تفكير المشاركين والعمل كحكم بينهم حسب اللزوم . - بالرغم من ان تلخيص الإجتماع لإتخاذ الإجراءات التنفيذية في نهاية الإجتماع هي من مسئولية مقرر الإجتماع ( كاتب المحضر ) الا انه بالإمكان لمدير الإجتماه تلخيص وإعلان نتائج الإجتماع بوضوح مع إشارة تنبيه كقوله : سأقوم الان بتلخيص الإجتماع . وايضا يتوجب عليه تحديد المهام والحدود الزمنية لتنفيذها : هذا يعني ان كل مشارك في الاجتما ع يعرف ماذا يفعل وبأي تاريخ مع اشارة تنبيه ايضا كقول المدير لقد تم الاتفاق على ان يقوم علي بكذا مع نهاية شهر يوليو ! وقد اقترح الكتاب طريقة مثلى للتأكد من قيام المشاركين بفعل ما يفترض بهم القيام به بتوزيع أوراق ملونة عليهم قبل تلخيص الإجتماع والطلب اليهم ان يدونوا ما عليهم فعله قبل الإجتماع التالي . يضرب الكتاب تشبيه طريف لدور مدير الإجتماعات كراعي الغنم حد تعبيره الذي يبقي القطيع ضمن النظام فقد تحاول الخرفان الشرود لكن الضبط المتواصل يبقي تلك الخرفان متحركة في الاتجاه الصحيح .
تقييم الإجتماع : العديد من الاجتماع لا تخرج بتقييم ربما لرغبة المشاركين في الخروج وانهاءه بسرعة او غيرها لكن في نهاية كل إجتماع يتوجب تقييمه والطريقة البسيطة لذلك مل استمارة لا تأخذ من وقت المشاركين اكثر من دقيقة تتضمن الاستمارة الاسئلة التالية : هل كان الإجتماع مفيدًا لك ؟ نعم / كلا هل تمكنت من قول كل ما تريد قوله في الإجتماع ؟ نعم / كلا هل انت راض عن كيفية ادارة الاجتماع ؟ نعم / كلا هل تعرف ما يتوجب عليك فعله نتيجة هذا الإجتماع ؟ نعم / كلا هل لديك تعليقات أخرى ؟ نعم / كلا الفصل السادس : ... نلخص فقرة بعنوان مسؤولية ادارة الاجتماع : قيادة الإجتماع يمتلك مدير الاجتماع سلطة لجعله فعالا وتولي المسئولية يكون كالتالي : ( تخاطب الفقرة المدير ) 1- السماح لنفسك بفرض ارادتك على الاخرين وابراز قوانين فرض النظام . 2- ان تقتنع داخلك انك قادر على تولي المسئولية بنفسك . توقع الافضل من الاجتماع وسيتحقق او سيذيد إحتمال تحققه فقط : اعتبر الاجتما ع مهما . اعتبر حضور المشاركين ضروريًا . تأكد من استثمارك للوقت حتى لا يظهر للأخرين انك تنفق وقتك الا بشكل مثمر النية الحسنة حتى لا تكون مبرمج لنفسك سلفًا بعدم تحقق نتائج ايجابية . ان موقفك لدى وصولك يعطي انطباع مهم يترك اثر ا في نفوس المشاركين فلا تقل مثلا فور حضورك ان هذا اسوأ وقت للإجتماع . تولى العمل بنفسك ولا تأمل ان تعفى من مسئولياتك . فإذا قمت بالجزأ الخاص بك سيفعل الاخرون ما عليهم .تذكر انه إذا تأكد الاخرون من انك تركز على الحصول على نتائج فإن ذلك يعطيهم إندفاعًا وإذا اعطى جميع الحاضرين انتباههم للإجتماع ستكون النتيجة ناجحة بإذزن الله . قبل ان يصل الكتاب لغلافه الاخير يراجع نفسه او يذكر قارئه ( وهو يخاطب المدير ) بما يلي إذا كنت تجد ان الاجتماعات التي تديرها اقل انتاجية يعني ذلك انك أخفقت في واحدة مما يلي : 1- فهم الإجتماعات إذا ما وجدت صعوبة في فهم سلوك الاخرين خلال ادارتك للإجتماع فربما لم تقدر المراحل التي تمر بها مجموعات المشاركين فيه قبل ان تصبح منتجة او انك لم تعطي الاعتبار الكافي للضغو ط التي توضع على الافراد بفعل تأثير المجموعة مما يجعلهم يتصرفون بطريقة تختلف عن تصرفهم الفردي . 2- وإذا لم يبدأ الإجتماع في الوقت المحدد ومناقشة بنوده بالترتيب ولم يتعين شخص لادارة الاجتماع واخر لكتابة المحضر ودون اعتبار لامور تنظيمية اخرى يكون السبب الواضح هو نقص التنظيم ولا يمكنك توقع نتائج من الاجتماع اذا لم لم يرسل جدول أعمال الاجتماع قبل وقت كاف لجميع المشاركين للسماح لهم بالتحضير . 3- تحدثت الفقرة الثالثة من المراجعة عن ضبط الاجتماع . 4- والرابعة تحدثت عن توثيق الاجتماع وضرورة عدم كتابة التقرير بعد وقت طويل من انعقاد الاجتماع . 5- وفي الاخير تحدث الكتاب عن موقف مدير الاجتماع الحاسم من فشل او نجاح الاجتماع بأن لا يعتبر الاجتماع وادارته عملية مملة . قبل ملحق مصطلحات الاجتماع وهو ما حدثتكم عنه بأنه آخر ما اشار اليه الكتاب تحدث في عدد من البنود المختصرة عن منافع الاجتماع الجيد ومن بينها اقحام الاخرين فيما يحصل وكيف ان ذلك طريقة جيدة لكسب التزامهم بتنفيذ الاجراءات الموكلة اليهم ......................شكرًا لمتابع لما نكتب bunbnu
Dear Bunbun i wanna read this book again, but i forget it when i move to u.s last year from cairo, naw i'm so happy to refresh my memory thnks alot of take care man Abuobaida elmahi california u.s.a
07-25-2003, 05:34 PM
bunbun bunbun
تاريخ التسجيل: 02-04-2002
مجموع المشاركات: 1974
العزيز ود الماحي أطيب تحية انا شعيد لأني قدمت خدمة حازت إهتمامك
أخر شكرًا على الايميل ال... وعلى كل مازال الطقس غير موات صدقني بدخل الشبكة لدقائق معدودة واود ان تكون رسالتي لك تضاهي روعتك وبها من التفاصيل ما تود معرفته ومن اأسباب ترددي ايضا اشفاقي على قلمي - الالكتروني من إحتمال كل هذه الاشواق والمحبة التي اكنها لك وانتم هناك في البعيد ولي من اللهفة على معرفة ادق اخبارك ما يفوق الكثير من احتمالك على كل مازال الوعد قائمًا واود ان اعترف لك بأن صوتك الذي اتاني عبر المحيط مازالت كلماته بخاطري وقد اعادني الى زمن جميل بقدر ما اثار بداخلي هواجس اللقيا وعدم اللقيا او كمال عزت الماهري انا تاي ما جاي السودان والدايرنا يجينا عودة على بدء سيدي ابوعبيدة شكرًا لواضعي الكتاب ولك وللمستفيدين منه ولك الفال
dear bunbun i'm so happy for your answer, but realy i'm waiting you if you can send the book , i can also send to you my adress right here in u.s.a,generaly my regared for all . tray hard to write for me. what about elsadig ibrahim blease ask him about gabra days befor you send back . abuobaida
07-30-2003, 02:22 PM
bunbun bunbun
تاريخ التسجيل: 02-04-2002
مجموع المشاركات: 1974
ابوعبيدة.. كل الاشواق تفاصيل اكثر عبر الايميل قريبا الصادق ابراهيم مقيم بمدينة اخرى ولنا تواصل ماسنجري بين فترة واخرى التقينا الاسبوع الماضي في زواج احد اصدقائنا المشتركين وكانت ليلة من ذات الليالي لك الفال
الرسائل والمقالات و الآراء المنشورة في المنتدى بأسماء أصحابها أو بأسماء مستعارة لا تمثل بالضرورة الرأي الرسمي لصاحب الموقع أو سودانيز اون لاين بل تمثل وجهة نظر كاتبها
لا يمكنك نقل أو اقتباس اى مواد أعلامية من هذا الموقع الا بعد الحصول على اذن من الادارة
bunbun
فيس بوك
تويتر
انستقرام
يوتيوب
بنتيريست