بعد الانفتاح الذى تشهده البلاد وعودة الثقة للسودان فى المجتمع الدولى و مانتج عنه من تبادل للزيارات الرسمية والشعبية بين السودان وبلدان العالم اضافة لاستراتيجية الدولة الرامية لجذب المستثمرين ورؤوس الاموال و ماتحتاجه هذه الاستراتيجية لاشخاص يجيدون فن الترويج و المخاطبة والحوار واهم من ذلك ما يحتاجه عصر العولمة والمعلومات من تدريب وتاهيل , كان لابد للدولة الاهتمام بامر الوفود الرسمية للخارج وتدريب المسئولين والموظفين بالداخل ليتناسب اداءهم مع هذه الفترة والتى تزايدت فيها حركة زيارات ضيوفنا من سياح ورسميين وشعبيين ورجال اعمال ومنظمات من الخارج وكذلك ازدياد حركة وفودنا المتجهة الى الخارج .

الحركات المتزايدة للوفود تحتاج الى بعض الاهتمام حتى تنساب مهمتها بالصورة المطلوبة , ونقصد هنا الوفود الرسمية الحكومية والشعبية والحزبية التى تذهب للخارج للمشاركة فى مؤتمرات وسمنارات وورش عمل واحتفالات ومناسبات و انشطة ثقافية او سياسية او اقتصادية او رياضية او اجتماعية او دينية او علمية وذلك بدعوات من حكومات اودول اوشعوب اواحزاب . اتطرق هنا لبعض النقاط المهمة والتى من خلالها يمكن تقييم الوضع الحالى للوفود وذلك للتعرف على جوانب القصور لتداركه , كما نقدم بعض المقترحات والتوصيات لتقويم حركة وفودنا التى تمثل السودان فى المجتمعات الدولية .

يجب على اعضاء وفودنا المختلفة سواء كانت رسمية او شعبية اولاً معرفة الغرض من السفر او ماذا يفعل الشخص الذى سيسافر فى وفد رسمى او شعبى لكى يكمل مهمته بالصورة المطلوبة وعلى اعضاء الوفود ان يكونوا ملمين بفنون التفاوض والنقاش والحوار وكيفية عكس حال الدولة لدى الآخرين وكيفية الاستفادة القصوى من هذا السفر وجلب المنفعة للدولة.

معرفة و استعمال الحاسوب والوسائط التقنية صار من اهم الامور فى هذا العصر وقد فعلت حسناً قيادة الدولة باعطائها هذا الامر اهمية واولوية , من هنا ينبغى على الدولة ان تلزم المسئول الذى سيسافر فى وفد لمهمة رسمية خارج السودان بالالمام بكيفية استخدام الحاسوب مع الزامه بحمل جهاز حاسوب يحتوى على الاقل على معلومات اولية واساسية عن السودان وبعض الصور واذا امكن حمل اجهزة ومعدات عرض مثل الكاميرات الرقمية و الماسحات الضوئية واجهزة العرض . فعدم الالمام بهذه الاشياء يجعل الوفود التى تسافر للمشاركة فى سمنارات وندوات وورش عمل عن السودان لا تستطيع ان تقدم شيئاً بخلاف الاستماع للطرف الآخر واذا سالهم الطرف الاخر عن اى معلومة عن السودان لايستطيعون اعطاء الاجابة الصحيحة الكافية والمفيدة وتكون اجاباتهم تقريبية وليست مكتملة او لايستطيعون توصيل المعلومة بطريقة صحيحة ان كانت لديهم هذه المعلومة و ذلك لعدم امتلاكهم للوسائل اللازمة او عدم معرفتهم بها . استعمال وسائل الاتصالات الحديثة صار واجباً لكل شخص يريد التعامل مع العالم والا سيكون معزولاً ولا يستطيع المشاركة واقل هذه الوسائل واهمها واسهلها اليوم هو استعمال البريد الالكترونى E.mail اذ اصبح لا يعقل و لايصدق ان هناك شخصاً فى العالم لا يمتلك بريداً الكترونياً ناهيك من ان يكون ممثلاً لدولة تريد ان تقيم علاقات تجارية او اقتصادية او سياسية او علمية مع جهات او دول او منظمات عالمية , فالبريد الالكترونى اضافة الى كونه قليل التكاليف فهو سهل الاستعمال و متوفر فى كل الاماكن والاوقات وواسع الانتشار فى كل قطاعات المجتمعات الدولية.

الهندام و النظافة والمظهر العام والسلوك والنظام للوفود الرسمية يجب مراعاته باهمية بالغة , فالانطباع الاول للشخص المضيف فى كثير من بلدان العالم له اثر كبير على سير المفاوضات والنتائج النهائية , فلا يعقل ان تسافر الوفود لتتفاوض فى ملايين الدولارات و اعضاءها لايهتمون بهذه الامور , كما يجب على وفودنا مراعاة السلوك الحميد وترك العادات القبيحة مثل تناول التمباك وعدم الاهتمام بالزمن والحضور للاجتماعات واللقاءات بعد الزمن المحدد كما يجب ترك السلوكيات الصغيرة الاخرى كالبصق المتكرر وادخال الاصبع فى الانف او الاذن وخلافه اثناء الاجتماعات او اللقاءات التى يتم عرضها احياناً للمشاهدين على الهواء و فى النشرات فى التلفزيونات .

لابد لوفودنا المغادرة للخارج معرفة البلد الذى يودون الذهاب اليه فى مهام رسمية من اجراءات السفر والحجز و الالمام بالمعلومات الاولية والاساسية عن البلد والتى تشمل معرفة الطقس والعادات والتقاليد والسكان والاكل والشرب ونظام الحكم وشروط الدخول واشير هنا الى دولة ماليزيا على سبيل المثال من شروط الدخول اليها الحصول على بطاقة التطعيم الدولية " البطاقة الصفراء" والتى من غيرها لا يمكن للشخص الدخول وسيتم حجزه فى " كرنتينة " بالمطار لمدة اسبوع فى حال عدم امتلاكه لها , حتى اذا سافر احد المسئولين لحضور مؤتمر متخصص يمكن ان يعول عليه السودان كثيراً عند وصوله المطار اذا لم يبرز الكرت الاصفر سينبه بانه سيحجز لمدة اسبوع فى المطار وقد تكون مدة المؤتمر ثلاثة ايام فيضطر الشخص عندها العودة للوطن وبنفس الطائرة مما يكلف السودان قيمة التذاكر وغياب لمدة ثلاثة ايام عن العمل وضياع فرصة مشاركة السودان والاستفادة من المؤتمر. يجب ان تتأكد الوفود الرسمية التى تسافر الى بلاد بعيدة للمشاركة فى نشاطات رسمية من امر تاشيرة الدخول للبلد المعنى كمن يريد السفر مثلاً الى استراليا لحضور بعض المناشط حتى لا يضطر المكوث فى ماليزيا يومين او ثلاثة فى انتظار حل مشكلة تاشيرة استراليا,كما يجب عند السفر التأكد من امر الحجز مقدماً للعودة من البلد المسافر اليه حتى لايدخل الشخص فى مضايقات ربما تجعله يمكث اكثر من شهر نسبة لعدم اجرائه للحجز من السودان مقدماً . يجب على الوفود التأكد التام من زمن المنشط و تاريخه ومدته حتى لايسافر الشخص ويجد المؤتمر او المنشط قد انتهى اجله وهنا نشير الى اهمية ادخال بعثاتنا بالخارج فى الصورة لتسهيل حركة الوفود وتنظيم اعمالهم ومساعدتهم . من الامور المهمة التى ينبغى الاهتمام بها بالنسبة لسفر الوفود للخارج امر تامين مقابلة الصرف للتثريات والمصروفات فعلى الوفود ان تاخذ معها المال المناسب والكافى للصرف على الاشياء المهمة ووضع احتياطى لعدم الدخول فى مضايقات فى الفنادق والتاخير من السفر وخلافه وكذلك الاهتمام بامر الهدايا والحوافز و الاكراميات للسائقين والعمال فى الفنادق والمرافقين وكذلك المسئولين وهذا الامر له اثره البالغ فى تسهيل مهمة هذه الوفود . فى الختام نقترح على القائمين على الامر فيما يختص بالوفود الرسمية انشاء جهاز يعنى بتدريب الموفودين فى مهام رسمية وشعبية , يقوم الجهاز بعقد الندوات وورش العمل والسمنارات واصدار النشرات للوفود الرسمية قبل السفر على ان لا يستثنى من ذلك كبار المسئولين ويجب ان تشمل هذه الندوات التمكين من اللغات و التنوير بالمعلومات الاساسية عن البلدان ومعرفة عاداتهم وتقاليدهم و كذلك الزام الموفودين بكيفية الاهتمام بالمظهر العام والهندام والاتيكيت وكذلك مراعاة الحالة الصحية لاعضاء الوفود الرسمية واختيار احدهم ليكون اميراً عنهم اذا كانوا جماعة , كذلك الاهتمام بمعرفة ضوابط الهجرة والسفر للبلدان المسافر اليها والتنسيق مع بعثاتنا بالخارج والعمل على تامين حمل مبالغ كافية لمقابلة الطوارئ على ان تضم هذه الدورات مسئولى العلاقات العامة بالمؤسسات والمصالح المختلفة .

لاهاى – هولندا